INFORMATIVA PRIVACY E LIBERATORIA FOTO/VIDEO PER EVENTI, CORSI, WEBINAR E INIZIATIVE
La presente informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e, ove applicabile, 14 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”) e descrive il trattamento dei dati personali effettuato da Associazione Italia In Testa in occasione dell’iscrizione e/o partecipazione a eventi, corsi, seminari, webinar, tavole rotonde e altre iniziative, online o in presenza, organizzate o promosse dal Titolare.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è Associazione Italia In Testa, con sede in Via dei Giuochi Istmici, 37 – 00135 Roma, C.F. e P.IVA 15464101003, e-mail info@italiaintesta.it
2. Dati personali trattati
Il Titolare potrà trattare: nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, azienda/ente di appartenenza, ruolo o qualifica professionale, dati inseriti nei moduli di iscrizione, dati relativi alla partecipazione all’evento, preferenze o richieste formulate, dati necessari per attestati/materiali, eventuali dati di pagamento o fatturazione, dati generati dall’uso di piattaforme online, nonché immagine, voce e riprese audio/video ove l’evento venga documentato o registrato.
3. Finalità, basi giuridiche e conservazione
|
Finalità |
Dati trattati |
Base giuridica |
Conservazione |
|
Gestione dell’iscrizione e partecipazione a eventi, corsi, webinar e iniziative, inclusi invio di conferme, reminder, link di accesso, comunicazioni organizzative, materiali e attestati. |
Dati identificativi e di contatto, azienda/ente, ruolo, dati di iscrizione, dati relativi all’evento, eventuali richieste dell’interessato. |
Art. 6.1.b GDPR – esecuzione di misure precontrattuali/contrattuali richieste dall’interessato. |
Per il tempo necessario alla gestione dell’evento e, di norma, non oltre 24 mesi, salvo obblighi di legge o tutela dei diritti. |
|
Gestione di eventi online, webinar o corsi da remoto tramite piattaforme digitali. |
Dati di iscrizione, dati di accesso alla piattaforma, nome visualizzato, eventuali domande, chat, Q&A, immagine e voce se attivate dall’interessato. |
Art. 6.1.b GDPR. |
Per il tempo necessario alla gestione dell’evento e secondo le impostazioni della piattaforma utilizzata. |
|
Adempimenti amministrativi, contabili, fiscali o documentali connessi a eventi, corsi o servizi a pagamento. |
Dati identificativi, di contatto, dati di pagamento/fatturazione e dati relativi al rapporto instaurato. |
Art. 6.1.c GDPR – obbligo legale. |
10 anni, salvo diverso termine previsto dalla normativa applicabile. |
|
Invio di newsletter, comunicazioni commerciali, aggiornamenti, inviti a futuri eventi, promozione di servizi e attività del Titolare |
Dati identificativi e di contatto, azienda/ente, evento di interesse, preferenze espresse, consensi prestati. |
Art. 6.1.a GDPR e art. 130 Codice Privacy – consenso dell’interessato. |
Fino a revoca del consenso e, comunque, con verifica periodica dell’attualità del consenso. |
|
Realizzazione e utilizzo di foto, video, riprese, registrazioni e contenuti dell’evento per finalità documentali, istituzionali, informative e promozionali. |
Immagine, voce, interventi, registrazioni audio/video, contenuti dell’evento. |
Art. 6.1.f GDPR – Legittimo interesse del Titolare per immagini generali/non individualizzate; Art. 6.1.a GDPR – consenso per immagini riconoscibili, primi piani, interviste o pubblicazione promozionale |
Per il tempo necessario alle finalità indicate, salvo revoca del consenso per usi futuri, nei limiti tecnici di rimozione dei contenuti già diffusi. |
|
Accertamento, esercizio o difesa di un diritto del Titolare. |
Dati necessari alla gestione di richieste, contestazioni o controversie. |
Art. 6.1.f GDPR – legittimo interesse del Titolare. |
Per il tempo necessario alla tutela del diritto e nei limiti dei termini di prescrizione applicabili. |
4. Natura del conferimento
Il conferimento dei dati necessari all’iscrizione e alla partecipazione all’evento è necessario per gestire la richiesta dell’interessato. Il consenso all’invio di newsletter, comunicazioni commerciali, inviti a futuri eventi e promozione dei servizi del Titolare è libero e facoltativo: il mancato consenso non impedisce l’iscrizione o la partecipazione all’evento. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento scrivendo a info@italiaintesta.it., oppure utilizzando il link di disiscrizione eventualmente presente nelle comunicazioni ricevute.
5. Liberatoria foto, video e registrazioni
In occasione degli eventi potranno essere effettuate fotografie, riprese audio/video o registrazioni. Le immagini generali, panoramiche o di contesto, non individualizzate, potranno essere utilizzate per finalità documentali, istituzionali e informative sulla base del legittimo interesse del Titolare.
L’utilizzo di immagini riconoscibili, primi piani, interviste, interventi individuali o contenuti destinati a pubblicazione/promozione su sito web, social network, newsletter o materiali informativi avverrà, ove necessario, sulla base di apposito consenso dell’interessato.
Ove prevista la raccolta di immagini o registrazioni, l’interessato, mediante apposito consenso, autorizza il Titolare a effettuare fotografie, riprese audio/video e registrazioni durante l’evento e a utilizzare, riprodurre, pubblicare e diffondere la propria immagine, voce e/o intervento, anche in forma parziale, su sito web, social network, newsletter, materiali informativi, istituzionali o promozionali del Titolare.
L’autorizzazione è concessa a titolo gratuito, senza limiti territoriali, per le finalità sopra indicate e con esclusione di utilizzi lesivi della dignità, reputazione o decoro dell’interessato. L’interessato potrà revocare il consenso per gli utilizzi futuri, ferma restando la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca e nei limiti tecnici di rimozione dei contenuti già pubblicati o diffusi.
6. Destinatari dei dati
I dati potranno essere trattati da soggetti autorizzati dal Titolare e comunicati, nei limiti necessari, a fornitori di servizi informatici, piattaforme per webinar/videoconferenze, strumenti di gestione iscrizioni e newsletter, fotografi/videomaker, consulenti, strutture ospitanti, relatori, docenti, partner o co-organizzatori coinvolti nell’evento, nonché autorità o soggetti legittimati per legge. Ove partner o sponsor trattino i dati per proprie autonome finalità promozionali, sarà richiesto apposito consenso separato.
7. Trasferimenti extra SEE
L’utilizzo di piattaforme digitali, servizi cloud, strumenti newsletter o piattaforme webinar potrebbe comportare il trasferimento di dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tal caso, il trasferimento avverrà nel rispetto degli artt. 44 e ss. GDPR, sulla base di decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altre garanzie previste dalla normativa applicabile.
8. Diritti dell’interessato
L’interessato può esercitare i diritti di cui agli artt. 15-22 GDPR, tra cui accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e revoca del consenso, scrivendo a info@italiaintesta.it. L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
Aggiornamento: 14 maggio 2026